Når en skolefest eller et stort stævne får hjertet til at banke i hallen, er det sjældent kun musikken. Det er logistikken. Den usynlige motor, der får hele møllen til at køre. Og ja, jeg ved det godt: transport, tidsplaner, frivillige, udstyr, strøm og snacks lyder ikke som det mest romantiske ved en sport- eller skoleevent. Men når det spiller, kan alle mærke det. Børnene, forældrene, trænerne og de lokale sponsorer. Og så sover arrangøren bedre om natten.
Hvad gør store sports- og skoleevents tricky?
Mange mennesker, mange leverancer og mange små beslutninger. Det er her, kaffen nogen gange får en ekstra omgang.
Et klassisk billede: Morgen i en skolegård i Holstebro. En hoppeborg ruller ind, mens pedellen leder efter nøglen til teknikrummet. Samtidig spørger skolens 6.b, hvornår slush ice står klar. Inden frokost skal der være sat kegler op til stafet, sat strøm på popcornmaskinen og lavet pile til parkering. Og netop som alle er klar, begynder himlen at flirte med regnbyger.
Det er ikke svært. Det kræver bare en plan, der kan tåle lidt vind og vejr. Og nogle faste vaner, der gør dagen rolig, selv når der er fuld tryk på.
Lav en enkel plan, du kan styre på dagen
Tre ting er nok: et kort over området, en tidsplan og klare roller. Fælles sprog, så alle ved, hvad de gør, og hvornår de gør det.
Et godt setup er at samle det hele i et delt Google Sheet. Én fane til tidsplan, én fane til bemanding, én fane til udstyr og leverancer. Så er der ingen, der leder efter beskeder i fem forskellige tråde på deres telefon.
Her er en enkel skabelon, vi ofte bruger i Midt- og Vestjylland:
| Område | Hvad skal på plads | Ansvarlig | Lokalt tip |
|---|---|---|---|
| Transport og parkering | Parkeringsvagter, skiltning, vip-parkering for leverandører | Trafikteam | Brug tydelige pile og farver. I Ikast virker gul tape bedre end hvid. |
| Opsætning af udstyr | Hoppeborge, slush ice, softice, popcorn, fadølsanlæg | Teknikteam/MidtVest | Aftal nøgle til strømrum med pedel dagen før. |
| Publikum og flow | Ind- og udgange, info-punkt, mistet-barn-hjørne | Servicehold | Et lille telt ved indgangen sparer 100 spørgsmål senere. |
| Sikkerhed og beredskab | Førstehjælp, brand, nødudgange, vejrplan | Sikkerhedsansvarlig | Print telefonliste og hæng den i depotet. |
| Mad og drikke | Boder, køleskabe, is, drikkevarer, allergi-info | Kantinehold | Lav en plan for is – den smelter hurtigere i Ringkøbing end du tror. |
| Affald og rengøring | Ekstra sække, sortering, efterfejning | Rengøringsteam | Sæt ekstra stativer ved de mest populære boder. |
Det vigtigste: hold planen kort og brugbar. Den skal kunne læses på en mobil med sol i skærmen.
Transport og flow: sådan undgår du kø og kaos
Folk vil gerne guides. Gør det nemt for dem.
Begynd med et satelit-parkering-setup, hvis pladsen er trang. Til store arrangementer i Herning, særligt ved Messecenteret, giver det mening at have en dropzone til leverancer og et tydeligt stop for busser eller minitog, der kører i ring. Læg de største attraktioner lidt inde på pladsen, så folk bliver trukket væk fra indgangen. Og: hold nødveje fri. Altid.
Her er en håndfuld hurtige greb, der virker:
- Store skilte i øjenhøjde
- Pile på asfalten med farvet tape
- Tydelige veste til værter ved indgangen
- Kort over pladsen på A3 ved infopunktet
- Korte køer ved mange små stationer i stedet for én kæmpekø
Det lyder simpelt. Det er det også. Men det virker.
Frivillige der holder hjulene i gang
Du kan ikke drifte et stort skole- eller sportsevent uden frivillige. De skal føle sig trygge, set og klædt på til opgaven.
Start med et kort infomøde. Giv dem en kontakt, en refleksvest og en klar rolle. Og sørg for pauser. Glade frivillige gør hele stemningen bedre, og publikum kan mærke det.
- Briefing: 15 minutter på dagen. Hvem gør hvad, hvor går man hen, hvis noget går i stykker.
- Kontaktpunkt: Ét nummer på dagen. Hos os er vagttelefonen åben 24/7.
- Vagtplan: 2 timers vagter. Bedre energi og færre fejl.
- Mad og drikke: Vand, kaffe og en sandwich. Det løfter humøret.
- En lille tak: Et diplom, et gavekort eller bare et post på Facebook. Det hjælper næste år.
Vil du gøre det ekstra let, så lad frivillige melde sig på opgaver via et simpelt skema. Det kan være et Google Form. Ingen grund til at gøre det tungt.
Udstyr der bare virker
Der er ikke meget, der slår en softice i pausen. Med mindre softice-maskinen stopper midt i anden halvleg. Det er her kvalitet og backup betyder noget.
Vi kører kun med maskiner, der er klargjort, rengjort og testet samme dag. Hoppeborge bliver forankret efter forskrifterne. Og vi lægger altid lidt ekstra slush mix, popcorn og olie i bilen, hvis der lige skal toppes op. Softice-mix har vi både fra Mathilde og fra Kastbergs, og til de større events i Viborg eller Esbjerg kan vi levere flere maskiner, så køen bliver kortere. Bubble waffle med softice og toppings er et hit til skolefester. Og ja, Soundboks og fadølsanlæg til de mere voksne hjørner er også på hylden.
Det praktiske: vi leverer, sætter op, tester af og henter igen. Rengøring er med i prisen, hvis du ønsker det. Og får du brug for hjælp midt på dagen, er vagttelefonen åben. Vi har før reddet en konfirmation i Brande, da en anden leverandør meldte fra to dage før. Næste morgen stod der en softice-maskine på adressen. Det er den slags, man husker.
Sikkerhed, tilladelser og ansvar
Ingen vil have bøvl med regler. Heldigvis er det ret ligetil, når man tager det i god tid.
Tjek med politiet, hvis I laver offentligt arrangement eller bruger veje. Hoppeborge, byfester, cykelløb og lignende kræver ofte en godkendelse. Har I telte, scener eller meget strøm, så ringer I også lige til kommunen eller brandmyndigheden. Sælger I øl fra fad, skal der være styr på bevilling. Og hvis I har åbne madstationer, følger I fødevare-reglerne. Det lyder tungt, men det er mest sund fornuft.
Vi hjælper gerne med det praktiske: forankringskrav til hoppeborge, placering af nødudgange, kabler der ikke snubler, brandslukkere hvor de skal være, og en plan for torden. Et lille førstehjørne med isposer og plastre er guld værd.
Teknologi der hjælper uden at drille
Hold det enkelt. Et delt regneark til tidsplan og leverancer. En WhatsApp-gruppe til hurtige beskeder på dagen. Walkies til de tre ansvarlige, der koordinerer leverancer, sikkerhed og service. Og et QR-kode skilt til frivillige, så de kan åbne vagtplanen på mobilen.
Vil I være ekstra smarte, kan vi lave små labels på udstyret, der linker til quick guides. Så står der en kort vejledning til softice, slush og popcorn på dansk og med billeder. Det sparer tid.
Eksempel: Tidsplan for en byfest i Ringkøbing
En tydelig tidsplan gør alt lettere. Her er en enkel model for et weekend-event med markedsdag, sport og familieaktiviteter:
| Tidspunkt | Opgave | Ansvarlig |
|---|---|---|
| Fredag 08.00 | Levering af hoppeborge, softice, slush, popcorn, Soundboks | MidtVest |
| Fredag 09.00 | Opsætning, forankring, strøm og test | MidtVest + Teknikteam |
| Fredag 11.00 | Skiltning af parkering, opsætning af hegn og info-telt | Frivillige |
| Fredag 13.00 | Sikkerhedsrundering og tjek af nødveje | Sikkerhedsansvarlig |
| Lørdag 08.30 | Briefing af frivillige, fordeling af poster | Eventleder |
| Lørdag 09.00 | Døre åbner – musik og aktiviteter i gang | Alle |
| Lørdag 12.00 | Refill af ismix, popcorn og drikkevarer | MidtVest/Depot |
| Lørdag 14.00 | Skift af frivillige – korte statusmøder | Holdledere |
| Lørdag 18.00 | Aftenprogram, lys og lyd justeres | Teknikteam |
| Søndag 09.00 | Familieformiddag, roligt program | Frivillige |
| Søndag 15.00 | Nedlukning af boder og affaldsopsamling | Rengøringsteam |
| Søndag 17.00 | Nedtagning og afhentning af udstyr | MidtVest |
| Søndag 18.30 | Slutstatus, nøgler afleveres, fundne sager registreres | Eventleder |
Smid 15 minutters luft ind et par steder. Det redder dagen, hvis en levering bliver forsinket på ruten gennem Skjern.
Hvad vi kan tage af dine skuldre
Vi er ikke en kæde. Vi er lokale, og vi kører alligevel forbi din by i løbet af ugen. Det gør det nemt at lave en løsning, der passer til lige præcis jeres event.
Vi hjælper hele vejen fra Holstebro til Silkeborg, fra Ølgod til Viborg, og vi kender forholdene i Herning Messecenter. Vi sætter op, tester, bemander efter aftale og henter igen, når I er færdige. Alt udstyr er rengjort og klart, og vi lærer jeres frivillige at bruge det ordentligt. Vil I hellere slippe for rengøringen bagefter, klarer vi også den.
Efter en kort snak sætter vi en plan og lægger faste tidspunkter ind i jeres tidslinje. Det kan være så konkret som: Fredag kl. 08.00 leverer vi tre slush ice-maskiner, et fadølsanlæg og to køleskabe. Lørdag kl. 12.00 kommer vi forbi med ekstra blanding, hvis der er behov. Søndag kl. 17.00 er alt pakket igen.
- Slush ice, softice og bubble waffle
- Popcorn og candyfloss
- Hoppeborge i flere temaer
- Fadølsanlæg og Hancock fadøl og sodavand
- Drinks dispensere, køleskabe og tøndekølere
- Soundboks og små PA-løsninger
Vi sælger også forbrugsvarer: slush-koncentrat, softice-mix fra Mathilde og Kastbergs, toppings, bægre og sugerør. Og ja, vi har fokus på at gøre Kastbergs softice let og fleksibel for både private og erhverv. Det skal være nemt at lave noget, der smager godt.
Risici der er til at leve med
Uforudsete ting sker. Det handler om at være klar på dem. Lav en kort risikoliste. Hvad gør vi, hvis det regner? Hvor står den ekstra forlængerledning? Hvem ringer vi til, hvis strømmen går i hallen i Brande? Og hvis slush-maskinen pludselig synger falsk, ringer I til vores vagttelefon. Vi tager den.
En lille værktøjskasse på dagen gør underværker: strips, gaffatape, kabelbroer, en skarp hobbykniv, et par handsker og lidt ekstra forlængerledninger. Det er hverdagsting, der redder en event. Og det er billigt.
Budget og aftaler uden overraskelser
Gennemsigtighed skaber ro. Aftal leveringstidspunkter, kørsel, opsætning, afhentning og eventuel rengøring på skrift. Lav en samlet pris per pakke og beskriv, hvad der følger med. Der er sjældent brug for fine excelmodeller. Bare klare linjer.
Tænk i pakker. Til en sportsdag i Give kan en familiepakke med softice, popcorn og en mindre hoppeborg give mest glæde for pengene. Til en byfest i Varde giver det mening at gå op i volumen og tilføje fadølsanlæg og flere kølekapaciteter. Vores erfaring er, at en god, lokal aftale altid er bedre end en vag, national standard.
Små detaljer, der gør en stor forskel
Du kender selv din by. Brug det. I Videbæk blæser det ofte mere på åbne pladser – sæt ekstra vægte på parasollerne. I Silkeborg kommer folk ofte på cykel – lav et tydeligt cykelområde. I Herning er der ofte mange leverancer i Messecenteret – sæt et præcist leveringsvindue, så vi ikke står fem leverandører oven i hinanden.
- Del et kort med indkørsel og læssezone dagen før
- Sæt et telefonnummer på alle skilte, der kan rive sig løs
- Læg et ekstra sæt nøgler til teknikrum i en nøgleboks
- Tjek is, gas og strøm kl. 11 og kl. 14 – de to travleste tidspunkter
Det er små ting. Men de giver ro i maven.
Skal vi tage en snak om jeres næste event?
Ring eller skriv, hvis du vil have sparring på en plan, der holder i regn og sol. Om det er en skolefest i Ikast, en sportscup i Billund eller et stort event i Herning Messecenter, finder vi en løsning, der passer til jer. Vi har udstyret, mandskabet og rutinen. Og vi møder altid op i god tid. 🎉
Jeg hedder Cliff, og jeg glæder mig til at hjælpe. Og ja, vi tager også slush til lærerværelset. Bare rolig. 🧊