Du er ikke den første, der sidder med gæstelisten i den ene hånd og en blyant i den anden og tænker: “Hvor meget skal vi egentlig bruge?” Bare rolig. Jeg hedder Cliff, og i MidtVest Festudlejning regner vi på det her hver uge for både private, virksomheder og byfester i Midt og Vestjylland. Jeg giver dig en simpel metode, et par lokale eksempler og konkrete mængder til drikkevarer, is og snacks, så du kan sove roligt i nat.

Lad os holde det praktisk, jordnært og lige til. Og ja, der er plads til et smil undervejs 🙂

Tip: Vi tager alt uåbnet retur

Gør det nemt for jer selv, når I bestiller drikkevarer og forbrug til festen. Uanset om det er sodavand, fadøl, slush ice eller softice, kan I trygt bestille det hele hos os. Får I ikke brugt det hele, tager vi selvfølgelig alt uåbnet retur.
Det betyder, at I roligt kan bestille lidt ekstra uden risiko og kun betaler for det, I faktisk bruger.

Start‑ og sluttid
Hvilke drikke I vil tilbyde, og hvad der er vigtigst

Så laver jeg et konkret forslag med mængder, pakker og levering. Vi kan levere, opstille og hente i hele området omkring Herning, Viborg, Esbjerg, Ikast, Ølgod og Billund. Og vi tager rengøringen af maskinerne bagefter. Det er ikke fordi, du ikke kan selv. Det er bare rart at slippe.

Skal du lave noget større i byen, tager vi gerne en snak om bemanding, bar‑setup og sikkerhed ved hoppeborge. Vi har døgnservice, så du ikke står alene, hvis noget driller kl. 22.15.

Den lette hovedregel til drikke

Start med den klassiske tommelfingerregel: cirka 2 drikke pr. gæst i den første time og 1 drik pr. gæst i hver af de efterfølgende timer. Det passer forbavsende ofte.

Skal du regne vand ind, så gå efter mindst 0,5 liter pr. person pr. 2 timer. Er det varmt, eller skal der danses igennem i Herning, så går mængden hurtigt op på 1 liter pr. 2 timer. Hellere have ekstra kolde flasker i køleren end tørstige gæster.

Hvor festlig er festen? Til pæn reception ved frokosttid drikker folk mindre. Til bryllup eller byfest fredag aften ryger forbruget op. Brug reglen som udgangspunkt, og juster efter publikum.

Regneeksempler fra hverdagen

Tænk i timer og gæster. Her er tre typiske scenarier, vi ofte ser i Ikast, Holstebro og Ringkøbing, og som også kan tilpasses til bryllup.

Selskabstype	Gæster	Estimeret antal drikke
Konfirmation i Ikast	40	200
Firma‑reception i Holstebro	80	320
Aftenfest i Ringkøbing	60	360

Tallene her er uden fordeling på øl, vin, sodavand osv. Den afhænger af publikum. Er det en øl‑stærk flok i Varde, så skru op for fadøl og ned for vinen. Er der mange unge eller chauffører, skal du øge andelen af sodavand og vand.

Fordeling: øl, vin, sodavand og cocktails

Her bliver det tit svært. Men vi kan gøre det nemt. Hvis der er både øl, vin og spiritus i spil, så fordel ud fra, hvad dine gæster normalt vælger. Gæt ikke for meget. Et skævt indkøb giver spild.

Et simpelt udgangspunkt kan være 40 procent øl, 40 procent vin og 20 procent sodavand/andre drikke til en blandet voksenfest. Ved konfirmationer ser vi tit 60 til 70 procent alkoholfrit. Ved messer i Herning Messecenter er det ofte 80 procent alkoholfrit i selve åbningstiden, og først sidst på dagen kommer øl med.

Is, slush og popcorn: hvor meget er nok?

Når vi opstiller slush‑ og softicemaskiner eller popcorn i Videbæk eller Brande, spørger jeg altid ind til tidspunkt, aldersfordeling og serveringsmønster. Serverer I løbende, eller er der ét “tryk” efter kagen kl. 15? Det afgør mængden.

Her er nogle tommelfingerregler, der virker i praksis:

Slush pr. barn: 2 til 3 små krus á 2 dl ved 3 timers arrangement
Slush pr. voksen: 1 til 2 krus á 2 dl ved 3 til 4 timer
Softice pr. person: 1 til 2 portioner á 1,5 til 2 dl ved 3 til 4 timer
Popcorn som snack: 20 til 30 g rå kerner pr. person giver ét pænt bæger
Candyfloss: cirka 15 g sukker pr. candyfloss

Et eksempel: 20 børn i Brande, 3 timer, og slush er stjernen. Regn 2,5 krus á 2 dl i snit. Det er 1/2 liter pr. barn, altså 10 liter slush i alt. Smid 10 til 15 procent oveni som tryghedsmargin, så lander du på 11 til 12 liter. Softice? Hvis vi lægger 1,5 portion pr. gæst, 2 dl pr. portion, så er 20 børn cirka 6 liter softice. Popcorn? 25 g rå kerner pr. barn giver 0,5 kg kerner til hele holdet. Det er passende til en hyggelig eftermiddag.

I vores All Inclusive børnepakke følger der typisk saft til slush og popcornmix med i praktiske mængder, så du slipper for at stå og tælle gram og liter på dagen. Jeg har altid lidt ekstra med i bilen, hvis der pludselig dukker fem klassekammerater mere op.

Konverteringer, der redder dig i supermarkedet

Det er rart at kunne regne hurtigt i hovedet, når man står i Bilka i Herning eller hos købmanden i Videbæk. Brug de her størrelser:

Vin: 1 flaske ≈ 5 glas
Spiritus: 1 flaske 70 cl ≈ 17 shots
Fadøl: 25 liter fustage ≈ 70 til 80 glas á 0,3 liter
Sodavand: 1,5 liter flaske ≈ 6 glas á 250 ml
Isterninger: 1 kg ≈ 1 liter fyld i isbadet

Børn, voksne og blandede selskaber

Børn spiser mindre, end man tror, men de kan drikke meget slush. Voksne spiser mere, hvis der er god tid og hyggesnak. Teenagere bosser popcornmaskinen og vandrer til og fra bordet. Derfor er det klogt at tænke i serveringsstationer. En slush‑station ved kagen, en softice‑station, som er nem at betjene, og popcorn et sted med luft omkring. Det giver et jævnt flow og færre køer.

Allergi og ønsker hører til nutiden. Hav et lille skilt ved desserten med “laktosefri” eller “indeholder nødder”. Det gør det trygt for alle, også når svigermor kommer fra Esbjerg og helst undgår laktose. Skal du tage hensyn til halal eller andre kostregler, så sig det højt på forhånd. Vi har gode rutiner for at adskille servering og pakke ind.

Store grupper og byfester i Midt og Vestjylland

Når vi ruller ind til byfester i Skjern eller større firmaarrangementer i Silkeborg, planlægger vi i etaper. Første leverance står klar, når portene åbner. Opfyldning ved 21‑tiden. Og en lille reserve på køl.

Det kræver plads til både drinks, fadøl fustager, køleskabe med sodavand og til slush ice maskinerne, der skal have ordentlig strøm. Har I ikke plads, så tager vi vores kølere med. Vi har tidligere sat hele bodløsninger op ved Ringkøbing Fjord, hvor alt var samlet: slush ice, popcorn, softice og fadøl. Det virker, og det er til at overskue for frivillige.

Hurtige tommelfingerregler du kan stole på

Har du allerede programmet klar og mangler bare de sidste tal, så brug disse som skabelon. De rammer pænt i 8 ud af 10 fester, vi hjælper med:

Første time: 2 drikke pr. person
Efterfølgende timer: 1 drik pr. person pr. time
Vand: 0,5 til 1 liter pr. person pr. 2 timer
Buffer: læg 10 til 15 procent til i alt
Alkoholfri andel ved familiefest: 50 til 70 procent
Vin til middag: 1 flaske til 4 til 5 gæster pr. ret, afhængigt af glasstørrelse

Spild eller tomme fade? Sådan rammer du rigtigt

Der er to fejl, der går igen: at købe alt for meget, eller at undervurdere velkomsttimen. Gæster drikker mest den første time. Så sørg for kolde drikke fra start. Resten kan stå klar i køleren.

Planlæg i bølger: velkomstdrink og kolde drikkevarer på bordet fra start sammen med andre drinks, opfyldning efter 60 minutter
Kør med favorit‑drik: skær lidt ned i bredden, fyld op i det, folk faktisk drikker
Lån kapacitet: ekstra køleskab eller tøndekøler redder enhver varm aften
Sæt stationer: slush ved kagebordet, popcorn i læ, bar ved udgangen
Aftal backup: vi kan komme forbi med en ekstra fustage eller slush‑mix, hvis festen stikker af 🎉

Et lille økonomi‑tip: basisvarer som vand, sodavand og en del snacks er billigere i store pakker. Brug pengene der, hvor de smager mest. En god Kastbergs softice til dessert gør indtryk, og du behøver ikke overgøre kagebordet samtidig.

To lokale cases fra virkeligheden

Konfirmation i Holstebro, 45 gæster, 4 timer. Familien ville have slush, softice og popcorn. Vi fordelte alkoholfri drikke højt, cirka 65 procent. Regnestykket blev: 5 drikke pr. person i snit, 225 drikke i alt. Slush 12 liter, softice 10 liter, popcorn 1,2 kg rå kerner. De havde næsten intet spild, og der var en smule softice tilbage til dagen efter. Ingen brok fra teenageflokken, og bedstemor fik sin kaffe i fred.

Firmaevent i Herning Messecenter, 120 gæster over 5 timer, primært kunder og kolleger, pæn stil. Vi startede med en velkomstdrink og satte derefter 1 drink pr. time pr. voksen efter en lidt roligere velkomst. 480 drikke i alt, med 80 procent alkoholfrit i åbningstiden. Fadøl kom først på i sidste time. Popcornmaskinen trak folk til standen, og slush i firmafarverne gjorde resten. De bookede samme setup til næste messe.

Når du vil være helt tryg

Vil du have, at vi regner på det for dig, så send mig:

Antal gæster og cirka aldersfordeling
Start‑ og sluttid
Hvilke drikke I vil tilbyde, og hvad der er vigtigst